質問

終了

相談させてください。。。

私は、仕事で「報告書」というものを書く機会が多いのですが･･･。
この「報告書」を書くと、絶対NGを出されてしまいます。
上司いわく、「こりゃ、日記だね…」という事なのですが、、、
どうも、状況を詳しく書こうとして、だらだらとした文章になるようです(泣)

皆さん、「報告書」を書かれる際、
どんな事に気を付けて書いていますか？
簡潔に分かりやすくするコツなどありませんか？！

アドバイス、お待ちしておりますm(_ _)m
宜しくお願い致します。

質問者：NG女
質問日時：2008-07-14 16:49:16
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ベスト回答

私の部下にも「日記」を書いてくれる?部下がいます。報告書は、簡便に！が一番ですから、当然ご存知でしょうが、５W1Hです。まずここから考えて書くようにすると短い内容でも中身は濃くなります。その後で、形容文を書き加えると良いでしょう。

回答者：kumichan (質問から21時間後)
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とても参考になり、非常に満足しました。回答ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。

上司さんのお言葉は非常に重みがありますね。。。

そうですね、５Ｗ１Ｈから考えて書くようにしたいと思います。
とても参考になります、ありがとうございました。

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回答

新聞の書き方を参考になさってください。

・大見出し
・数行の中見出し
・本文

パッと見ただけで要点が判るようにタイトルなど付けてみては？

回答者：DAKE (質問から8時間後)
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参考になり、満足しました。回答ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。

なるほど、確かに、身近にある新聞を参考にするといいかもですね。
参考になります、今度じっくり文章の組み立て方を見てみます。

回答

起承転結をきちんと分け、短文で順序良く書ければ、非常に読みやすく、的を得た内容になります。
議事録やデータレポートなどのように事実を並べただけでは報告書と言えません。
うちの会社では分析や予測、解説、提案などが最低限ないと報告書として受理されません。

回答者：ツール (質問から5時間後)
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参考になり、満足しました。回答ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。

なるほど、「分析や予測、解説、提案」ですか。。。
提案は別に書類がありますので、それに書くようになっておりますが、
分析や予測に対する解説がうまく説明出来た試しがありません。

短文で順序よくを心掛けたいと思います。
参考になります、ありがとうございます。

回答

状況を詳しく書こうとしているとおっしゃいますが、時系列に起こったことを書きならべていませんか？いい歳のおっさんでもよくこれをやっています。これは読むほうがつらいですね。たとえば会議の議事録なら次のように内容を整理して書くべきです。
・日時、場所、参加者
・議題
・決定（同意）事項
・その根拠や検討した内容のうち重要な項目
・次のアクションと担当者、期日等
そのほかの報告書でも同様に起こったことを整理して、ポイントは何かをはっきりさせて書くとよいと思います。

回答者：吉造 (質問から3時間後)
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参考になり、満足しました。回答ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。

確かに、時系列とまではいきませんが、アクション全てを書こうとしている節はあります。
ポイントを整理して書くように心がけたいと思います。

参考にさせて頂きます、ありがとうございました。

回答

①事実のみを書き、推察や感想は書かない。（どうしても必要な場合は、混同しないように別記する。
②タイトル、日時、出席者、場所を最初に記す。
③結論、結果がぱっと見てわかりやすく（わかりやすい場所に）書く。
④長い文章にしない。主語と述語がはっきりわかるように短文が望ましい。

順不同です。参考にしていただければ幸い。

回答者：ののじ (質問から2時間後)
3

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参考になり、満足しました。回答ありがとうございました。

ご回答ありがとうございます。

ののじさんのアドバイスは、簡潔に書かれていて、読みやすいですね。
こういう風にポイントを押さえて箇条書きにするといいのかもしれないと感じました。

内容も非常に参考になります、ありがとうございます。

回答

報告書は簡潔明瞭に５W２H（いつ、どこで、誰が、なぜ、何を、どのように、いくら）
を基本に各項を箇条書きとしＡ４用紙一枚を基本とします。
(必要ならそれに参照資料や図、グラフ等を添付：簡潔で分かりやすいものを)
参考までに；
http://www.yhujik.com/

上記左側リンクの報告書の例なども参考になさってください。